ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５を使いこなす

メールソフトとしてよく使われているOutlook Express５。
セットアップしてメールの送受信ができると安心してしまい、
そのまま何気なく使い続けているという方も多いのではないかと思います。
今回はOutlook Express５の隠れた(？)機能や設定をご紹介したいと思います。
なお、メールデータの移行等に関しては、YBSニュース2000年5月号をご覧下さい。

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便利１：コンパクト ■

「コンパクト」とはその名の通り、メールが格納されているフォルダを圧縮し、サイズをコンパクトにするものです。
メールを送受信するだけで削除を行わないと、サイズはどんどんふくらんでいきます。添付ファイルが多ければ、かなりのサイズ（受信フォルダで20～30MBというのも見たことがあります）になります。
メールフォルダが存在するドライブ（通常はCドライブ）にゆとりがあればいいのですが、空きスペースが少ない場合に「コンパクト」を実行すると、メールフォルダを圧縮し、サイズを小さくしてくれます。
ハードディスクに余裕がない方は、一度お試し下さい。

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手順 ]

●特定のフォルダだけをコンパクトにする

①コンパクトにしたいフォルダを選択しておく。

②ファイル→フォルダ→コンパクトを実行。

●すべてのフォルダをコンパクトにする

①ファイル→フォルダ→すべてのフォルダをコンパクトにするを実行。

*なおツール→オプション→メンテナンスにて、条件付で自動的にコンパクト機能が作動するように設定することもできます。通常はこの設定も活きているので、メール領域に無駄ができるとコンパクト機能が働きます。

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便利２：メッセージの削除 ■

「必要のなくなったメールはこまめに削除してるよ」という方でも、見落としがちなのが「削除済みアイテム」フォルダ。削除したメールはこのフォルダに格納されており、これを空にしなくては本当の削除にはならないのです。（「削除済みアイテム」フォルダを選択し、編集→［削除済みアイテムフォルダ］を空にする、で空にできます）
いちいち手動で空にするのは面倒くさい！という方には、Outlook Expressを終了するときに自動でこのフォルダを空にするよう設定することもできます。

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手順 ]

ツール→オプション→メンテナンス→「終了時に［削除済みアイテムフォルダ］からメッセージを削除する」にチェックをつける。

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便利３：返信や転送に「＞」マークをつけたくない ■

メッセージの返信や転送をする際、元の文章には行頭に「＞」マークがつくのが普通ですが、何度も返信や転送を繰り返しているとこのマークが何重にもなって、非常に見ずらくなることがあります。自動的にこのマークがつかないようにすることもできます。

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手順 ]

ツール→オプション→送信→メール送信の形式（下図参照）→HTML形式の設定ボタン（又はテキスト形式の設定）→「返信や転送をする場合、元のテキストをインデントする」のチェックをはずす。

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便利４：並び順を変える ■

通常メールは受信（送信）日時順に並んでいますが、これは簡単に並べ替えることができます。

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手順 ]

項目名（下図参照）の上をクリックすることにより、昇順（もう一度クリックすると降順）に並べ替えることができます。
「○○さんからもらったメールをまとめて参照したい」といった場合は、「送信者」の上をクリックすれば、メールは送信者順に並びますので、探し易いですね。

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便利５：フォルダで管理 ■

大事なメールや、他とは分けて管理したいメールなどは、フォルダを利用すると便利です。

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手順 ]

●フォルダを作成する

①ファイル→新規作成→フォルダ

②フォルダ名……新しく作るフォルダの名前を入力します。

③フォルダを作成する場所……「ローカルフォルダ」にしておくのが一般的です。
「受信トレイ」などを選ぶと、「受信トレイ」の中に新しいフォルダができてしまいます。

●メッセージを移動する

メッセージをフォルダにドラッグ＆ドロップすることで移動できます。

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便利６：メッセージルール ■

メッセージを移動するのにいちいちドラッグ＆ドロップするのは面倒くさい、という方には「メッセージルール」をお勧めします。これは「この条件に合ったメッセージは、こう処理する」というルールを設定できる機能です。
例えば「送信者にYBSという単語が含まれていたら、そのメールはYBSというフォルダに移動する」というルールを設けることができるわけです。この場合の設定手順は以下のとおりです。

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手順 ]

①ツール→メッセージルール→メール

②ルールの条件→「送信者にユーザーが含まれている場合」／ルールのアクション→「指定したフォルダに移動する」にチェックを入れます。（図１-①）

③ルールの説明の「ユーザーが含まれている」をクリック。

④「YBS」と入力して追加ボタンをクリック。（アドレス帳からユーザーを選択することもできます）（図２）

⑤ルールの説明の「指定したフォルダ」をクリック。

⑥移動先のフォルダである「YBS」を指定します。

⑦ルール名に好きな名前を付けます。（つけなくてもかまいません）

⑧OKボタンにて終了します。

とりあえず、思いついた機能を挙げてみましたが、他にもまだ細々とした設定ができるようになっています。ツール→オプションにて設定できるものが多いようなので、一度覗いてみてはいかがでしょうか？

以上、FDの取り扱いには十分お気をつけください。